Честно говоря, я тоже мало что понял из вашего сообщения. Обращение должно быть в виде текста, а не скана. Фото должны быть корректно подписаны. По каждому пункту желательно соответствующее фото. Если пишите, что что-то недопустимо, то ссылайтесь на соответствующие законы, правила, ГОСТы.